Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

2. Was wird beim Aufruf der Seite verarbeitet?

Damit Zifferlotse ausgeliefert, geschützt und technisch stabil betrieben werden kann, verarbeitet die Hosting-Infrastruktur insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Status- und Fehlerangaben. Diese Daten können in Serverprotokollen erscheinen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, störungsfreien Betrieb und in der Abwehr von Missbrauch. Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sind; längere Aufbewahrung erfolgt nur bei einem konkreten Sicherheitsvorfall oder aufgrund gesetzlicher Pflichten.

3. Benutzerkonto und Anmeldung

Für den geschützten Zugang verarbeiten wir je nach Konto Anzeigename, E-Mail-Adresse, Benutzername, interne Kennung, Rolle und Kontostatus sowie Zeitpunkte der Kontoerstellung, Änderung und letzten Anmeldung. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als technisch abgesicherter Prüfwert mit individuellem Salt.

Zum Schutz vor automatisierten Anmeldeversuchen werden aus IP-Adresse und Anmeldekontext nicht direkt lesbare Prüfwerte gebildet. Fehlversuche und mögliche Sperren werden innerhalb eines 15-Minuten-Schutzfensters verarbeitet. Der zum erfolgreichen Zugang gehörende Prüfwert wird nach der Anmeldung gelöscht; übergreifende Schutzwerte laufen spätestens mit dem Schutzfenster aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Nutzung des bereitgestellten Zugangs erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Zugriffssicherheit.

4. Praxis, Team und Einladungen

Wenn Teamfunktionen genutzt werden, verarbeiten wir den Namen der Praxis oder Organisation, Mitgliedschaften, Rollen und Verwaltungsereignisse. Bei einer Einladung werden außerdem die angegebene E-Mail-Adresse, die vorgesehene Rolle, der Einladungsstatus und ein technisch gesicherter Einladungsschlüssel gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der Teamfunktionen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die nachvollziehbare und sichere Verwaltung von Zugängen.

5. Suche, Honorar-Rechner, Merkliste und Fallentwürfe

Suchbegriffe und Eingaben im Honorar-Rechner werden im Browser ausgewertet und von Zifferlotse nicht als Suchhistorie gespeichert. Wenn du eine Ziffer in der Merkliste speicherst, werden Katalog, Ziffer, Kontozuordnung und Speicherzeitpunkt in der Datenbank abgelegt. Das ist erforderlich, damit deine Merkliste beim nächsten Aufruf wieder verfügbar ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn du im OP-Assistenten einen Abrechnungsfall oder eine Praxisvorlage speicherst, werden Fallbezeichnung, OPS-Kode, ausgewählter Versorgungsweg, Seitenangabe, bestätigte Zusatzleistungen, Dokumentationsstatus und Katalogversion deinem Konto zugeordnet gespeichert. Diese Funktion ist ausdrücklich nicht für Patientennamen, Geburtsdaten, Befunde oder Patientennummern vorgesehen. Da die Fallbezeichnung frei eingegeben werden kann, liegt es in der Verantwortung der nutzenden Praxis, dort keine Patientendaten einzutragen.

Funktionen wie „Kopieren“ oder „Teilen“ werden nur auf deine ausdrückliche Auswahl hin über die Funktionen deines Geräts ausgelöst.

6. Rückmeldungen zu Suchtreffern

Wenn du eine Rückmeldung sendest, speichern wir Kontozuordnung, betroffenen Funktionsbereich, Katalog und Ziffer soweit vorhanden, Art und Auswirkung des Problems, deinen Hinweis, Bearbeitungsstatus und Zeitpunkt. Die Rückmeldung kann vom Superadmin eingesehen und zur Bearbeitung eingeordnet werden. Sie dient dazu, Fehler zu erkennen und Zifferlotse zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Deine eigenen Rückmeldungen sind im persönlichen Datenexport enthalten. Suchbegriffe werden auch bei der allgemeinen Rückmeldung nicht gespeichert.

7. Pilotanfragen

Wenn Sie einen Pilotzugang anfragen, verarbeiten wir Name, berufliche E-Mail-Adresse, Praxis oder Organisation, Rolle, vorgesehene Teamgröße, Testziel, Einwilligungszeitpunkt, Bearbeitungsstatus und Zeitpunkt der Anfrage. Die Angaben dienen ausschließlich dazu, den möglichen Praxistest vorzubereiten und Sie hierzu zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

8. Cookies, lokaler Speicher und App-Funktion

Nach der Anmeldung setzt Zifferlotse das technisch notwendige Sitzungscookie zifferlotse_session. Es ist vor JavaScript-Zugriff geschützt, wird nur verschlüsselt übertragen und läuft spätestens nach 12 Stunden ab. Ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung nicht möglich.

Wenn du den Hinweis zur App-Installation schließt, wird diese Entscheidung auf deinem Gerät gespeichert. Die installierbare Web-App hält nur öffentliche Symbole, Programmdateien und eine Offline-Hinweisseite im Gerätespeicher vor. Persönliche Kontoseiten werden nicht für die Offline-Nutzung gespeichert.

Zusätzlich merkt sich dein Gerät ausschließlich die zuletzt gesehene EBM- und OPS-Fassung. Dadurch kann Zifferlotse nach einem Katalogwechsel darauf hinweisen, gespeicherte Fälle und Vorlagen erneut zu prüfen.

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies ein.

9. Empfänger und Hosting

Zifferlotse wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. Anbieter für Nutzer mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd. OpenAI verarbeitet die über die veröffentlichte Website erhobenen und gespeicherten Daten als Auftragsverarbeiter, soweit dies für Hosting, Wartung, Datenbankbetrieb, Sicherheit und Support erforderlich ist. Grundlage ist der für ChatGPT Sites geltende Auftragsverarbeitungsvertrag.

OpenAI kann für den technischen Betrieb weitere Unterauftragnehmer einsetzen. Eine sonstige Weitergabe erfolgt nur, wenn sie für den beschriebenen Betrieb erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Rechtsansprüche durchsetzen beziehungsweise abwehren müssen.

Bei ChatGPT Sites ist eine ausschließliche Datenhaltung innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums derzeit nicht zugesichert. Soweit Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, gelten die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und die im Auftragsverarbeitungsvertrag beschriebenen Garantien.

10. Speicherdauer

Konto-, Rollen-, Team-, Merklisten- und Abrechnungsfalldaten speichern wir grundsätzlich für die Dauer des Benutzerkontos. Einladungen und Verwaltungsereignisse speichern wir so lange, wie dies für Zugangsverwaltung, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Pilotanfragen werden bis zum Abschluss der Kontaktaufnahme und danach nur so lange gespeichert, wie dies für die Pilotentscheidung oder den Nachweis der Einwilligung erforderlich ist. Rückmeldungen werden bis zur Bearbeitung und danach nur so lange aufbewahrt, wie sie zur Produktverbesserung oder zur Nachvollziehbarkeit der Änderung benötigt werden.

Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

11. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten,
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Kontobereich kannst du eine Kopie wichtiger Kontodaten herunterladen. Für weitere Anliegen genügt eine E-Mail an aljoscha@nickel-berlin.de.

12. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei:

12. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und kein Profiling nach Art. 22 DSGVO statt. Die Ziffernvorschläge sind eine Such- und Lernhilfe; über eine Abrechnung entscheidet immer die Praxis.